Da li ste sebe zatekli u situaciji u kojoj po milioniti put proveravate da li ste ispravno napisali mejl koji treba da prosledite nekom bitnom? Bilo da ga šaljete profesoru na fakultetu, prilikom prijave za posao, ili u nekoj drugoj situaciji koja podrazumeva zvaničnu komunikaciju, treba da se potrudite da sadržaj mejla bude napisan pravilno. Način na koji ste ga napisali neminovno može o vama ostaviti dobar ili loš utisak. Ovom prilikom daćemo vam nekoliko saveta u vezi sa tim kako da napišete dobar mejl.
Kako početi?
Kada šaljete mejl u nekoj formalnoj situaciji, sasvim je logično da ga ne možete početi kao što počinjete razgovor na Fejsbuku ili Instagramu. Pozdrave poput „ćao!”, „zdravo!” ili neke još neformalnije ovog puta ostavite po strani. Najbolje je mejl započeti sa:
Poštovani/Poštovana (prezime osobe kojoj se obraćate),
nakon čega stoji prezime osobe kojoj se obraćate. Uz prezime može stajati i titula, ukoliko je osoba kojoj se obraćate ima. Moguće je mejl započeti i nešto drugačije, na sledeći način:
Dragi/Draga (ime ili prezime osobe kojoj pišete),
kada je situacija manje formalna. Neretko se događa da mejl prosleđujemo predstavnicima neke institucije, ili instituciji uopšte. Kako tu ne postoji neka konkretna ličnost kojoj se obraćamo, šta bi bilo prikladno učiniti?
Izraz „poštovani/poštovana” može stajati i samo, bez konkretnog navođenja osobe kojoj se obraćamo, ali to implicira da joj ne znamo ime. Tako je u pomenutoj situaciji u redu i bez imena započeti obraćanje. Ipak, budite oprezni. Kada znate kome se obraćate, bilo bi neprikladno da taj deo izostavite. Ne želite da vaš profesor ili nadređeni pomisle da mu ne znate ime.
Sadržaj mejla
Nakon toga sledi vaše obraćanje dotičnoj osobi. Ne zaboravite da to obraćanje započnete u novom redu, velikim slovom. Takođe, ne zaboravite da vaše rečenice treba da budu gramatički i pravopisno ispravno napisane. Nikome neće biti simpatično ako u vašem mejlu naiđe na „neznam”, ili „dali”. Takođe, valjalo bi da se osobi koja vam je nadređena obraćate zamenicom „Vi”, kojom iskazujete poštovanje. Izbegavajte žargonizme i kolokvijalne izraze.
Potrudite se, takođe, da ono što imate, izložite jasno i precizno, ne dužeći previše. Ipak pišete mejl, a ne referat.
Kako završiti mejl?
Kao što ga treba prikladno započeti, tako ga treba i prikladno završiti. Ponovo u novom redu možete napisati sadržaj poput:
Pozdrav/Srdačan pozdrav/Srdačno,
nakon čega sledi vaše ime i prezime. Ako ste student, nije zgoreg da tu uključite i svoj broj indeksa. Kao ni u pređašnjim delovima mejla, ni ovde nisu potrebne nikakve „akrobacije.” Iako su vaše poruke na društvenim mrežama pune različitih smajlija, vaš smajli koji se smeje sigurno neće da omekša onoga kome se obraćate. Njih ovaj put ostavite po strani.
Još neke napomene
Neretko nam se događa da, ne razmišljajući, pošaljemo mejl, a da pritom u odeljak pod nazivom „Predmet (subject) mejla” nismo napisali o čemu pišemo. Potrudite se da u ovom odeljku kratko naslovite svoj mejl, jer time olakšavate njegovo čitanje i snalaženje osobi kojoj ga šaljete. Takođe, obratite pažnju na pismo. Takozvana „ošišana latinica”, pored toga što ostavlja pogrešan utisak, može i da promeni način na koji će vaš čitalac pročitati neku reč. Nekad se i smešna ali i manje smešna.
Verujemo da ste svoj prvi nalog napravili davno i da ste mu i danas odani. No, neretko su nazivi naših prvih imejl adresa, u najmanju ruku, smešni. Napravite nalog u kojem će vam u nazivu adrese biti samo ime i/ili prezime, a ukoliko je takav naziv zauzet, dodajte tek još koji slovni znak.
Na kraju, može vam se desiti da odgovor na vaš mejl ne bude ni upola toliko zvaničan ili sređen. Ne očajavajte. Setite se da se u zvaničnim situacijama često obraćate osobama koje odgovore na bezbroj mejlova u jednom danu. Nemojte dozvoliti da vas ovakvi odgovori obeshrabre, i potrudite se da svi vaši mejlovi budu valjano opisani.
Ako se prijavljujete za posao, evo još saveta koje dobijate klikom na linkove ispod:
Kako briljirati na razgovoru za posao, iz ugla poslodavca
